【调档函格式】在人事管理、档案管理及求职过程中,调档函是一种常见的正式文件,用于申请将个人档案从原存放单位转移到新的单位或地区。调档函的格式规范、内容清晰是确保档案顺利转递的重要前提。以下是对调档函格式的总结与说明。
一、调档函的基本结构
一份标准的调档函通常包括以下几个部分:
项目 | 内容说明 |
标题 | “调档函” |
收件单位 | 原档案保管单位名称(如:XX人才交流服务中心) |
发件单位 | 新单位或个人所在单位(如:XX公司人力资源部) |
调档人信息 | 包括姓名、身份证号、联系方式等 |
档案信息 | 档案编号、档案所在地、调档原因等 |
附件说明 | 如需附上相关证明材料,应注明 |
联系方式 | 发件人联系人、电话、邮箱等 |
签发日期 | 文件出具的日期 |
单位盖章 | 盖有单位公章 |
二、调档函范文示例
调档函
致:XX市人才交流服务中心
我单位员工张三(身份证号:110101198001011234),因工作调动,现需将其人事档案由贵中心转至我单位(XX有限公司)保管。请协助办理相关调档手续。
该员工档案编号为:A123456,档案现存放于贵中心。调档原因:工作调动。
特此申请,请予协助为盼。
此致
敬礼!
发件单位:XX有限公司人力资源部
联系人:李四
联系电话:138-XXXX-XXXX
邮箱:lisi@xxcompany.com
日期:2025年4月5日
(单位盖章)
三、注意事项
1. 格式统一:调档函应使用正式公文格式,避免随意书写。
2. 信息准确:所有个人信息和档案信息必须真实、准确。
3. 加盖公章:调档函需加盖单位公章,否则可能被拒绝受理。
4. 附件齐全:如有需要,应附上身份证复印件、工作调动证明等相关材料。
5. 及时沟通:调档过程中如遇问题,应及时与档案管理单位联系确认。
通过以上内容的整理,可以看出调档函虽为一种较为简单的行政文书,但在实际操作中仍需严谨对待。合理规范地撰写调档函,有助于提高档案调转的效率,避免不必要的延误和误解。