【公司电子印章管理办法】为规范公司电子印章的使用与管理，保障公司信息安全和业务合规性，特制定本办法。本办法适用于公司内部所有涉及电子印章使用的部门及员工，涵盖电子印章的申请、审批、使用、保管、注销等全过程。
一、适用范围
本办法适用于公司内部所有部门及员工在开展业务过程中涉及电子印章的使用行为，包括但不限于合同签署、文件审批、财务报销、人事管理等场景。
二、电子印章管理原则
1. 统一管理：电子印章由公司统一授权、统一管理。
2. 分级授权：根据岗位职责设置不同权限等级，确保用章安全。
3. 责任明确：谁使用、谁负责，严禁未经授权使用或转借。
4. 记录可查：所有电子印章使用操作均需留痕，便于追溯与审计。
三、电子印章使用流程
| 步骤 | 操作内容 | 责任人 | 备注 |
| 1 | 申请人提交电子印章使用申请 | 申请人 | 需填写《电子印章使用申请表》 |
| 2 | 部门负责人审核申请 | 部门负责人 | 确认用途合理性和必要性 |
| 3 | 法务/合规部门审查 | 法务/合规人员 | 确保符合公司制度及法律法规 |
| 4 | 信息中心审批并授权使用 | 信息中心 | 确保系统权限配置正确 |
| 5 | 使用电子印章进行相关操作 | 使用人 | 操作后需及时记录 |
| 6 | 使用完成后归档备案 | 信息中心 | 建立电子档案 |
四、电子印章使用规范
1. 使用前确认：使用前必须确认文件内容无误，并核实是否具备使用电子印章的条件。
2. 权限控制：严禁将电子印章权限泄露给非授权人员。
3. 使用记录：每次使用必须保留完整日志，包括使用时间、操作人、使用对象等信息。
4. 定期检查：信息中心应定期对电子印章使用情况进行抽查与审计。
五、违规处理
对于违反本办法的行为，公司将视情节轻重给予以下处理：
- 口头警告
- 书面通报批评
- 扣除绩效
- 追究法律责任
六、附则
1. 本办法自发布之日起施行。
2. 本办法由公司信息中心负责解释与修订。
通过本办法的实施，旨在提升公司电子印章使用的规范性与安全性，降低因电子印章滥用或管理不善带来的法律与经营风险。各部门应严格遵守，共同维护公司信息安全与合规运营。
